Regulamin Uczestnictwa

1. Postanowienia ogólne

1.1 Kongres „Zdrowie Polaków 2019” nazywany dalej „Kongresem„, odbędzie się w dniach 18 – 19 listopada 2019 w Warszawie.

1.2. Organizatorem Kongresu jest Instytut Fizjologii i Patologii Słuchu z siedzibą w Warszawie 02-042 przy ul. Mochnackiego 10 zwany dalej “Organizatorem”. Współorganizatorami Kongresu są Instytut Narządów Zmysłów z siedzibą przy ul. Mokrej 1 w Kajetanach, 05-830 Nadarzyn, NIP 534-24-09-841, REGON 141684503 oraz Fundacja „Po Pierwsze Zdrowie” z siedzibą w Katowicach 40-551,
ul. Nasypowa 18,
NIP: 6342939189, REGON: 381683943, KRS: 0000755599 zwane dalej “Współorganizatorami”.

1.3. W Kongresie mogą wziąć udział osoby zarejestrowane zgodnie z punktem 2. niniejszego Regulaminu.

1.4. Postanowienia niniejszego Regulaminu są wiążące dla wszystkich uczestników, stanowią integralną część rejestracji udziału w Kongresie i umowy o uczestnictwo w Kongresie.

1.5. Oficjalna strona internetowa Kongresu znajduje się pod adresem http://kongres-zdrowiepolakow2019.pl/

1.6. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystania adresu e-mail podanego podczas rejestracji uczestnika Kongresu w celu powiadamiania uczestników o wszelkich zmianach w programie  Kongresu, Regulaminie oraz w przypadku udzielenia przez Uczestnika takiej zgody, również w celach informacyjnych.

 

 

2. Zasady rejestracji internetowej

2.1. Rejestracja uczestnika Kongresu (zwanej dalej „Rejestracją”) jest ograniczona liczbą dostępnych miejsc. Zgłoszenia będą przyjmowane do wyczerpania dostępnych miejsc.

2.2. Rejestracja oraz uczestnictwo w Kongresie są całkowicie nieodpłatne. Rejestracja jest obowiązkowa, prowadzona przez internet i trwa do wyczerpania wszystkich miejsc, nie później jednak niż do 31 października 2019r.

2.3. Na Kongres można zarejestrować się wyłącznie online na stronie: www.kongres-zdrowiepolakow2019.pl

2.4 Z zastrzeżeniem postanowienia punktu 2.7 poniżej Rejestracja oznacza, że umowa o uczestnictwo w Kongresie została zawarta zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu, co umożliwia: a) uczestnictwo w Kongresie; b) bezpłatne korzystanie z przerw na lunch i kawę.

2.5. Program Kongresu jest dostępny na stronie internetowej www.kongres-zdrowiepolakow2019 . Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w programie Kongresu w dowolnym momencie.

2.6. Dostępność miejsc na Kongresie w systemie rejestracji podlega kolejności rejestracji.

2.7. W przypadku braku miejsc dostępnych dla uczestników Kongresu, data dokonania rejestracji ma decydujące znaczenie przyjęcia bądź nie przez Organizatora wniosku o rejestrację. Uczestnik zostanie poinformowany drogą mailową o ewentualnym odrzuceniu jego rejestracji z powodu braku miejsc.

2.8. Rejestracji należy dokonać osobiście – potwierdzenie rejestracji zostanie wydane na pełne imię i nazwisko podane w formularzu rejestracyjnym. Osoba, która zarejestrowała się poprawnie i której rejestracja nie została odrzucona zgodnie z pkt 2.7 powyżej, zwana jest dalej „Uczestnikiem Kongresu”.

2.9. Użytkownik gwarantuje, że wszystkie dane przekazane do rejestracji są prawidłowe.

2.10. Aby ukończyć rejestrację, Uczestnik musi złożyć oświadczenie o zapoznaniu się z i akceptacji treści niniejszego Regulaminu oraz wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach związanych z realizacją Umowy.

2.11. Po wypełnieniu i potwierdzeniu prawdziwości danych w formularzu rejestracyjnym na podany w nim adres e-mail zostanie wysłana wiadomość będąca potwierdzeniem otrzymania zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie.

 

 

3. Zasady uczestnictwa w  Kongresie odbywającym się w Warszawie w dniach 18 i 19 listopada 2019r.

3.1. Uczestnicy Kongresu mogą przebywać tylko w obszarach wyznaczonych/ wskazanych  przez Organizatora.

3.2. Osoby przebywające w budynku, w którym odbywa się Kongres zobowiązane są do przestrzegania zaleceń osób z obsługi Kongresu, których obowiązkiem jest zapewnienie bezpieczeństwa i porządku Uczestnikom Kongresu.

3.3. Na teren Kongresu z abrania się wnoszenia broni i innych niebezpiecznych przedmiotów, o których mowa w Ustawie o broni i amunicji: materiałów wybuchowych, materiałów pirotechnicznych, materiałów łatwopalnych; napojów alkoholowych; narkotyków i substancji psychotropowych oraz zabrania się  posiadania w/w przedmiotów i substancji w trakcie trwania Kongresu.

3.4. W budynku, w którym odbywa się Kongres  palenie papierosów jest zabronione.

3.5. Osoby z obsługi Kongresu – posiadające stosowne identyfikatory  zawierające pełne imię i nazwisko – mają prawo:

a) sprawdzić i ustalić prawo do udziału w Kongresie, a w przypadku braku takiego prawa, mogą zgodnie z Regulaminem odmówić uczestnictwa i poprosić o opuszczenie Kongresu,

b) sprawdzić dowody tożsamości w celu ustalenia tożsamości uczestników,

c) sprawdzić zawartość bagażu w przypadku podejrzenia, że dana osoba wnosi lub posiada przedmioty, o których mowa w pkt >3 .3 Regulaminu.

3.6. Każda z osób  z obsługi Kongresu będzie posiadała identyfikator z pełnym imieniem i nazwiskiem.

3.7. Osoby nietrzeźwe, pod wpływem narkotyków, substancji psychotropowych lub innych substancji o podobnych skutkach, osoby które zachowują się agresywnie, prowokacyjnie lub w inny sposób stanowią zagrożenie dla bezpieczeństwa lub porządku publicznego, posiadają przedmioty określone w pkt 4.3 Regulaminu, odmawiają poddania się czynnościom, o których mowa w pkt 3. 5. a-c) Regulaminu i osoby, na które nałożono środek  w formie zakazu wstępu na Kongres, nie zostaną wpuszczone na teren Kongresu.

3.8. Osoby, których zachowanie zakłóca porządek publiczny lub jest niezgodne z zasadami, zostaną usunięte z miejsca Kongresu.

3.9. Osoby, które w oczywisty sposób stanowią bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego, jak również chronionego mienia, mogą zostać zatrzymane w celu przekazania ich policji.

3.10. Uczestnikom Kongresu zabrania się filmowania i fotografowania bez zgody Organizatora. Powyższa zgoda musi być wyrażona na piśmie, inaczej uznana będzie za nieważną.

3.11. Osoby, które zniszczą lub uszkodzą sprzęt, urządzenia lub pomieszczenia, w których odbywa się Kongres, ponoszą odpowiedzialność finansową za szkody.

3.12. Uczestników Kongresu obowiązuje również regulamin obiektu, w którym odbywa się Kongres.

3.13. Regulamin dostępny jest na stronie www.kongres-zdrowiepolakow2019.pl

 

 

4. Prawo Organizatora do rejestrowania i publikowania materiałów związanych z przebiegiem Kongresu

4.1. Ze względu na naukowy charakter Kongresu i potrzebę merytorycznej dokumentacji jego przebiegu, Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do rejestrowania i publikowania materiałów związanych z przebiegiem Kongresu i udostępniania tych materiałów stronom trzecim oraz wykorzystywania wizerunku osób zarejestrowanych na tych materiałach. Akceptując niniejszy Regulamin, uczestnicy Kongresu wyrażają zgodę,  na takie nagranie i publikację swojego wizerunku (bez żadnej dodatkowej zapłaty).

4.2 Na prośbę Organizatora Uczestnicy Kongresu potwierdzą powyższą zgodę, o której mowa w pkt 4.2 Regulaminu  pisemnie przed wejściem na Kongres. Jeśli uczestnik Kongresu odmówi potwierdzenia tej zgody, może nie zostać dopuszczony do udziału w Kongresie.

 

 

5. Zmiany w Regulaminie

5.1. Organizator zastrzega sobie wyłączne prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie bez zmiany podstawowych zasad Kongresu. Zmiany Regulaminu nie mogą naruszać praw nabytych przez Uczestników. Zmiany nie wymagają uzasadnienia.

5.2. Wszelkie informacje o zmianach lub zmianach w Regulaminie zostaną natychmiast opublikowane na stronie internetowej www.kongres-zdrowiepolakow2019.pl

 

 

6. Przetwarzanie danych osobowych

Działając na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia (UE) 2016/679 Parlamentu Europejskiego i Rady Europejskiej z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i bezpłatnym przemieszczaniem takich danych i uchylające dyrektywę 95/46 / ECEC (Dz.U. L 119 z 4.5.2016, zwaną dalej „GDPR”), niniejszym informujemy:

6.1. Organizator (pełna nazwa i adres znajduje się w pierwszej części Regulaminu) jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z rejestracją i uczestnictwem w Kongresie. Dostawca elektronicznych usług płatniczych jest kontrolerem danych osobowych przetwarzanych w celu uiszczenia opłat rejestracyjnych.

6.2. Dane osobowe podlegające przetwarzaniu obejmują dane dostarczone w ramach procedury rejestracji (w tym imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail uczestnika Kongresu i płatnika).

6.3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu zawarcia, wykonania lub rozwiązania umowy o uczestnictwo w Kongresie pomiędzy jego Organizatorem a Uczestnikiem w ramach zawartej umowy lub w ramach działań wykonanych przed zawarciem umowy [Artykuł 6 (1) (b) GDPR].

W razie potrzeby Organizator przetwarza dane osobowe w celu zagwarantowania realizacji uzasadnionych interesów Organizatora lub stron trzecich, co w szczególności dotyczy wykonywania roszczeń prawnych lub obrony w sporach sądowych [art. 6 ust. 1 lit. f) RODO].

W odniesieniu do przetwarzania danych, obowiązki Organizatora obejmują również wypełnianie ustawowych obowiązków związanych ze zobowiązaniami podatkowymi, a także obowiązki sprawozdawcze i dokumentacyjne w odniesieniu do organów rządowych [art. 6 ust. 1 lit. c) RODO].

Dane osobowe uczestnika Kongresu (takie, jak wykorzystanie wizerunku) mogą być również przetwarzane na podstawie jego zgody. Taka zgoda może być wycofana w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na legalność przetwarzania, które miało miejsce przed cofnięciem zgody i będzie skuteczne od momentu wycofania zgody [art. 6 ust. 1 lit. a) RODO].

6.4 Dane osobowe Uczestnika Kongresu i/lub Płatnika nie będą udostępniane innym podmiotom,
z wyjątkiem osób upoważnionych przez prawo do uzyskiwania takich danych oraz podmiotów będących współorganizatorami Kongresu, dostawcami elektronicznych usług płatniczych, a także podmiotów zaangażowanych w organizację Kongresu, na przykład przedstawicieli hoteli i firm ochroniarskich.

6.5 Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne do zakończenia procesu rejestracji i uczestniczenia w Kongresie.

6.6. Dane osobowe podane we wniosku rejestracyjnym, które następnie zgodnie z Regulaminem zostały odrzucone, zostaną natychmiast usunięte.

6.7 Organizator nie przekazuje danych osobowych osobom lub organizacjom spoza Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Organizator przetwarza i przechowuje dane osobowe przez okres niezbędny do wypełnienia zobowiązań umownych i ustawowych. Jeżeli dane osobowe nie są już wymagane do wypełnienia zobowiązań umownych i ustawowych, dane te będą usuwane w regularnych odstępach czasu, chyba że (tymczasowe) dalsze ich przetwarzanie jest konieczne w celu spełnienia ustawowych obowiązków dotyczących przechowywania dokumentacji, jak określono w prawo.

Dowody w celu dochodzenia roszczeń prawnych lub obrony roszczeń prawnych są przechowywane przez okres niezbędny do wykonania takich roszczeń. Zasadniczo okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych wynosi, zgodnie z polskim kodeksem cywilnym, do 10 lat.
Jeśli dane są przetwarzane w uzasadnionym interesie Organizatora lub w uzasadnionym interesie osób trzecich, zostaną usunięte, gdy taki uzasadniony interes przestanie istnieć. Istnieją jednak pewne wyjątki od tej reguły, określone w przepisach prawa.

Dane przetwarzane na podstawie zgody zostaną usunięte z efektem ex nunc po unieważnieniu takiej zgody, chyba że ma zastosowanie jeden z wyjątków przewidzianych w ustawie.

6.9 Zgodnie z art. 22 RODO nie stosujemy żadnych automatycznych procesów decyzyjnych w trakcie zawierania, wykonywania lub rozwiązywania umowy o uczestnictwo w Kongresie. Jeśli będziemy wykorzystywać takie procesy w indywidualnych przypadkach, każdy uczestnik zostanie indywidualnie powiadomiony o takim fakcie oraz o prawach związanych z takim przetwarzaniem, jeśli wymaga tego prawo.

6.10. W okolicznościach określonych przez prawo każdy podmiot ma następujące prawa:
a) dostępu do danych zgodnie z art. 15 RODO,
b) sprostowania danych zgodnie z art. 16 RODO,
c) usunięcia danych zgodnie z art. 17 RODO,
d) ograniczenia przetwarzania zgodnie z art. 18 RODO,
e) sprzeciwienia się przetwarzaniu danych zgodnie z art. 21 RODO,
f) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony danych Osobowych, gdy uczestnik uzna, ze przetwarzanie jego danych narusza przepisy RODO.

W odniesieniu do prawa dostępu i prawa do usunięcia, zastosowanie mają ograniczenia, o których mowa w art. 15 ust. 4 RODO i art. 17 ust. 3 RODO, a także inne ograniczenia określone w obowiązujących przepisach prawa krajowego. Uczestnik Kongresu ma również prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego (art. 77 RODO).

W celu skorzystania z praw do ochrony danych lub w przypadku jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt na adres: iod@ifps.org.pl